Was ist die Sorgfaltspflicht und warum sie wichtig ist, wenn Mitarbeiter reisen

Wenn Ihre Mitarbeiter beruflich unterwegs sind, kümmern Sie sich nicht nur um die Logistik, sondern übernehmen auch die Verantwortung für ihre Sicherheit. Das ist Sorgfaltspflicht: Ihre rechtliche und moralische Verpflichtung, Mitarbeiter vor Schaden zu bewahren.

Ganz gleich, ob jemand an einer Konferenz in London teilnimmt oder in Nairobi Feldarbeit leistet, von Ihrer Organisation wird dies erwartet:

• Potenzielle Risiken vorhersehen
• Unterstützung vor, während und nach der Reise
• Schnelles Reagieren, wenn etwas schief läuft

Und das ist genau der Punkt, an dem ISO 31030 kommt herein.

ISO 31030: Die Blaupause für Risiko und Verantwortung auf Reisen

ISO 31030 ist die internationale Norm für Reiserisikomanagement. Es ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber es wird immer mehr zum fester Rahmen für Unternehmen, die die Sicherheit ihrer Mitarbeiter ernst nehmen.

Im Kern bietet die ISO 31030 eine schrittweise Anleitung:

• Identifizierung und Bewertung von Reiserisiken
• Vorbereitung der Reisenden mit Informationen und Schulungen
• Sie in Notfällen unterstützen
• Kontinuierliche Verbesserung Ihrer Risikoprozesse

Es hilft Ihnen beweisen dass Sie das tun, was "vernünftig und verantwortungsvoll" ist - zwei Worte, die jedes Rechtsteam gerne hört.

Wie die ISO 31030 Ihre Sorgfaltspflicht unterstützt (mit Beispielen aus der Praxis)

Hier erfahren Sie, wie die ISO 31030 dazu beiträgt, bestimmte Sorgfaltspflichten zu erfüllen:

1. Risikobewertung vor der Abreise

Vor jeder Reise empfiehlt die ISO 31030 eine Bewertung:

• Bedrohungen für das Reiseziel (Politik, Gesundheit, Umwelt)
• Spezifische Schwachstellen der Reisenden (Alter, Erfahrung, gesundheitliche Bedürfnisse)
• Örtliche Vorschriften und Einreisebestimmungen

Beispiel:
Bevor Sie einen Mitarbeiter während einer Wahlperiode in die Türkei entsenden, ermittelt Ihr Team mögliche Unruhen, verschiebt die Reise und verstärkt die Unterstützung vor Ort.

2. Sensibilisierung und Unterweisung von Reisenden

Die Mitarbeiter müssen mehr wissen als ihre Flugnummer. Die ISO 31030 betont Schulungen und Briefings, einschließlich:

• Kulturelles Bewusstsein
• Lokale Gesetze
• Notfallprotokolle
• Anforderungen an Gesundheit und Impfungen

Beispiel:
Ein Berater, der in die VAE reist, wird über die Anforderungen an die Kleidung und die Zollbestimmungen informiert. Dieses Wissen verhindert ungewollte rechtliche Probleme.

3. Live-Warnungen und Informationen in Echtzeit

Die Sorgfaltspflicht endet nicht mit der Landung des Flugzeugs. ISO 31030 fördert permanentes Bewusstsein durch:

• Überwachung des Ziels
• Echtzeitwarnungen für lokale Störungen
• Sicherheitsmeldungen (Naturkatastrophen, Proteste, Zunahme der Kriminalität)

Beispiel:
Ihr Mitarbeiter in Paris erhält eine Warnung über einen Streik im Nahverkehr und kann so seine Pläne anpassen und sich in Sicherheit bringen, bevor das Chaos ausbricht.

4. Verfolgung von Reisenden und Check-ins

Zu wissen, wo sich Ihre Mitarbeiter aufhalten, ist von entscheidender Bedeutung. ISO 31030 empfiehlt:

• GPS-basierte Verfolgung von Reisenden (mit Zustimmung)
• Geplante oder ausgelöste Sicherheitsüberprüfungen
• Eskalationsverfahren, wenn jemand schweigt

Beispiel:
Ein Reisender verpasst nach einem Erdbeben in Peru einen Check-in. Ihr Team wird automatisch alarmiert und leitet einen Wellness-Check ein.

5. Pläne für Notfallunterstützung und Eskalation

Wenn etwas schief geht, ist Zeit alles. ISO 31030 leitet Organisationen an:

• Einrichtung von Kommunikationskanälen für Notfälle
• Zugang zu medizinischen, rechtlichen und Sicherheitsressourcen
• Festlegen, wer in Krisenfällen Entscheidungen trifft

Beispiel:
Wenn sich ein Mitarbeiter im Ausland verletzt, koordiniert Ihr Einsatzteam schnell mit den örtlichen Krankenhäusern und Anbietern medizinischer Evakuierungen.

6. Überprüfung nach der Reise und kontinuierliche Verbesserung

Nach der Reise empfiehlt die ISO 31030 eine Überprüfung:

• Was ist gut gelaufen?
• Was hätte man besser machen können?
• Sind die Richtlinien oder Protokolle veraltet?

Beispiel:
Nachdem Sie die Rückmeldung erhalten haben, dass die Sicherheit der Hotels nicht dem Standard entspricht, aktualisiert Ihr Reiseprogramm das Prüfverfahren für die Unterkünfte.

Warum die Sorgfaltspflicht eine geschäftliche Priorität ist, nicht nur eine rechtliche

Bei der Sorgfaltspflicht geht es um mehr als die Vermeidung von Klagen.

Unternehmen, die der Sicherheit ihrer Mitarbeiter Priorität einräumen, profitieren davon:

• Höheres Vertrauen und Bindung der Mitarbeiter
• Geringere Reiseunterbrechungen und Ausfallzeiten
• Stärkere ESG-Haltung (Umwelt, Soziales und Governance)
• Wettbewerbsvorteil bei Einstellungen und Partnerschaften

ISO 31030 hilft Ihnen, diese Bemühungen zu systematisieren damit nichts durch die Maschen fällt.

Der Einstieg in die ISO 31030

Wenn Sie neu im Risikomanagement für Reisen sind oder nicht wissen, wie Sie anfangen sollen, finden Sie hier einen einfachen Weg:

1. Überprüfung Ihrer aktuellen Politik
2. Identifizierung von Risikolücken
3. Zuweisung eines Verantwortlichen für das Reiserisiko (oder eines Teams)
4. Implementierung von Tools zur Verfolgung von Reisenden und zur Alarmierung
5. Mitarbeiter schulen und Testszenarien durchführen

Sie müssen nicht alles auf einmal tun, aber jeder Schritt erhöht die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter.

Abschließende Überlegungen: Sicherheit schafft Vertrauen

Die Sorgfaltspflicht ist nicht nur ein rechtliches Kästchen. Es geht darum, Ihren Mitarbeitern zu zeigen, dass ihr Leben mehr zählt als ihre Leistung.

Die ISO 31030 gibt Ihnen die Instrumente an die Hand, um dieses Versprechen in die Tat umzusetzen.

Und in einer Welt voller Unsicherheiten ist diese Art von Verantwortung ein Wettbewerbsvorteil.

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