Cos'è il dovere di diligenza e perché è importante quando i dipendenti viaggiano

Quando i vostri dipendenti viaggiano per lavoro, non vi limitate a gestire la logistica, ma vi assumete la responsabilità della loro sicurezza. Questo è dovere di diligenza: l'obbligo legale e morale di proteggere i dipendenti da eventuali danni.

Che si tratti di una conferenza a Londra o di un lavoro sul campo a Nairobi, la vostra organizzazione è tenuta a farlo:

• Anticipare i rischi potenziali
• Fornire assistenza prima, durante e dopo il viaggio
• Rispondere rapidamente quando qualcosa va storto

Ed è proprio qui che ISO 31030 arriva.

ISO 31030: il progetto per il rischio e la responsabilità dei viaggi

ISO 31030 è lo standard internazionale per gestione del rischio di viaggio. Anche se non è legalmente obbligatorio, sta rapidamente diventando il quadro di riferimento per le organizzazioni che prendono sul serio la sicurezza dei dipendenti.

La ISO 31030 fornisce una guida passo-passo per:

• Identificare e valutare i rischi di viaggio
• Preparare i viaggiatori con informazioni e formazione
• Sosteneteli durante le emergenze
• Migliorare continuamente i processi di rischio

Vi aiuta a dimostrare che state facendo ciò che è "ragionevole e responsabile", due parole che ogni team legale ama sentire.

Come la ISO 31030 supporta il vostro obbligo di diligenza (con esempi reali)

Ecco come la ISO 31030 aiuta ad adempiere alle responsabilità specifiche del dovere di diligenza:

1. Valutazione dei rischi prima della partenza

Prima di ogni viaggio, la norma ISO 31030 raccomanda di valutare:

• Minacce di destinazione (politiche, sanitarie, ambientali)
• Vulnerabilità specifiche del viaggiatore (età, esperienza, esigenze sanitarie)
• Regolamenti locali e requisiti di ingresso

Esempio:
Prima di inviare un dipendente in Turchia durante un periodo elettorale, il vostro team identifica i potenziali disordini civili e ritarda il viaggio per poi aumentare il supporto locale.

2. Sensibilizzazione dei viaggiatori e briefing

I dipendenti devono sapere qualcosa di più del loro numero di volo. La ISO 31030 sottolinea formazione e briefing, tra cui:

• Consapevolezza culturale
• Leggi locali
• Protocolli di emergenza
• Requisiti sanitari e di vaccinazione

Esempio:
Un consulente che si reca negli Emirati Arabi Uniti viene informato sulle aspettative di abbigliamento e sulle norme doganali. Questa conoscenza evita problemi legali accidentali.

3. Avvisi in tempo reale e informazioni in tempo reale

Il dovere di diligenza non si ferma all'atterraggio dell'aereo. La norma ISO 31030 promuove consapevolezza continua attraverso:

• Monitoraggio della destinazione
• Avvisi in tempo reale per le interruzioni locali
• Notifiche di sicurezza (disastri naturali, proteste, aumento della criminalità)

Esempio:
Il vostro dipendente a Parigi riceve un avviso di sciopero dei trasporti, che lo aiuta a modificare i suoi piani e a mettersi al sicuro prima che si scateni il caos.

4. Tracciamento e check-in dei viaggiatori

Sapere dove si trovano le persone è fondamentale. La ISO 31030 raccomanda:

• Tracciamento dei viaggiatori tramite GPS (con il consenso)
• Controlli di sicurezza programmati o attivati
• Procedure di escalation in caso di silenzio

Esempio:
Un viaggiatore salta il check-in dopo un terremoto in Perù. Il vostro team viene automaticamente avvisato e avvia un controllo del benessere.

5. Piani di supporto e di escalation per le emergenze

Se qualcosa va storto, il tempo è tutto. La ISO 31030 guida le organizzazioni a:

• Stabilire canali di comunicazione di emergenza
• Fornire accesso a risorse mediche, legali e di sicurezza.
• Definire chi prende le decisioni durante le crisi

Esempio:
Quando un dipendente si infortuna all'estero, il vostro team di intervento si coordina con gli ospedali locali e i fornitori di servizi di evacuazione medica, in tempi rapidi.

6. Revisione post viaggio e miglioramento continuo

Dopo il viaggio, la ISO 31030 raccomanda una revisione:

• Cosa è andato bene?
• Cosa poteva essere gestito meglio?
• Le politiche o i protocolli sono obsoleti?

Esempio:
Dopo aver ricevuto un feedback sul fatto che la sicurezza degli hotel era al di sotto degli standard, il vostro programma di viaggio aggiorna il processo di verifica delle strutture ricettive.

Perché il dovere di diligenza è una priorità aziendale, non solo legale

L'obbligo di diligenza non si limita a evitare le cause legali.

Le aziende che danno priorità alla sicurezza dei dipendenti traggono vantaggio da:

• Maggiore fiducia e fidelizzazione dei dipendenti
• Riduzione delle interruzioni di viaggio e dei tempi di inattività
• Una posizione ESG (ambientale, sociale e di governance) più forte
• Vantaggio competitivo nelle assunzioni e nelle partnership

La ISO 31030 vi aiuta a sistematizzare questi sforzi. in modo che nulla vada perduto.

Come iniziare con la ISO 31030

Se siete alle prime armi con la gestione dei rischi di viaggio o non sapete come iniziare, ecco un percorso semplice:

1. Verifica delle politiche attuali
2. Identificare le lacune del rischio
3. Assegnare un responsabile del rischio di viaggio (o un team)
4. Implementare gli strumenti di monitoraggio e di allerta dei viaggiatori
5. Formare i dipendenti ed eseguire scenari di test

Non è necessario farlo tutto in una volta, ma ogni passo rende il personale più sicuro.

Riflessioni finali: La sicurezza crea fiducia

Il dovere di diligenza non è solo una casella di controllo legale. Si tratta di dimostrare ai dipendenti che la loro vita è più importante del loro rendimento.

La ISO 31030 vi fornisce gli strumenti per sostenere questa promessa con l'azione.

E in un mondo pieno di incertezze, questo tipo di responsabilità è un vantaggio competitivo.

Volete rafforzare il vostro programma di responsabilità con la ISO 31030?
Parlare con Sitata su avvisi in tempo reale, monitoraggio della posizione, geofencing, check-in programmati, assistenza via chat con teleassistenza e servizi di evacuazione basati su questo standard globale.