Vad är aktsamhetsplikt och varför är det viktigt när anställda reser

När dina medarbetare reser i jobbet sköter du inte bara logistiken, du tar också på dig ansvaret för deras säkerhet. Det är Omsorgsplikt: din juridiska och moraliska skyldighet att skydda anställda från skada.

Oavsett om någon deltar i en konferens i London eller utför fältarbete i Nairobi, förväntas din organisation att:

• Förutse potentiella risker
• Ge stöd före, under och efter resan
• reagera snabbt när något går fel

Och det är precis där ISO 31030 kommer in.

ISO 31030: En plan för riskhantering och ansvarsfullt resande

ISO 31030 är den internationella standarden för hantering av reserisker. Även om det inte är obligatoriskt enligt lag, håller det snabbt på att bli ramverk för att gå till för organisationer som tar medarbetarnas säkerhet på allvar.

I grunden ger ISO 31030 dig en steg-för-steg-guide för att:

• Identifiera och bedöma risker i samband med resor
• Förbereda resenärerna med information och utbildning
• Stödja dem i nödsituationer
• Kontinuerligt förbättra dina riskprocesser

Det hjälper dig bevisa att du gör vad som är "rimligt och ansvarsfullt" - två ord som alla jurister älskar att höra.

Hur ISO 31030 stödjer din omsorgsplikt (med exempel från verkligheten)

Så här hjälper ISO 31030 till att uppfylla specifika ansvarsskyldigheter:

1. Riskbedömning före avresa

Före varje resa rekommenderar ISO 31030 att man utvärderar:

• Hot mot destinationen (politiska, hälsomässiga, miljömässiga)
• Resenärspecifika sårbarheter (ålder, erfarenhet, hälsobehov)
• Lokala bestämmelser och inträdeskrav

Exempel:
Innan du skickar en medarbetare till Turkiet under valperioden identifierar ditt team potentiella oroligheter och skjuter upp resan och ökar sedan det lokala stödet.

2. Medvetenhet om resenärer och genomgångar

Medarbetarna behöver veta mer än sitt flightnummer. ISO 31030 betonar utbildning och genomgångar, inklusive:

• Kulturell medvetenhet
• Lokala lagar
• Protokoll för nödsituationer
• Hälso- och vaccinationskrav

Exempel:
En konsult som reser till Förenade Arabemiraten får information om förväntad klädsel och tullbestämmelser. Denna kunskap förhindrar oavsiktliga juridiska problem.

3. Live-varningar och information i realtid

Omsorgsplikten upphör inte när planet landar. ISO 31030 främjar fortlöpande medvetenhet genom:

• Övervakning av destinationen
• Realtidsvarningar för lokala störningar
• Säkerhetsmeddelanden (naturkatastrofer, demonstrationer, ökad brottslighet)

Exempel:
Din medarbetare i Paris får en varning om en strejk i kollektivtrafiken, vilket hjälper dem att anpassa sina planer och hålla sig säkra innan kaoset bryter ut.

4. Spårning och incheckning av resenärer

Att veta var dina medarbetare befinner sig är avgörande. ISO 31030 rekommenderar:

• GPS-baserad spårning av resenärer (med samtycke)
• Schemalagda eller utlösta säkerhetskontroller
• Eskaleringsprocedurer om någon blir tyst

Exempel:
En resenär missar en incheckning efter en jordbävning i Peru. Ditt team larmas automatiskt och inleder en hälsokontroll.

5. Planer för stöd i nödsituationer och eskalering

Om något går fel är tiden allt. ISO 31030 vägleder organisationer att:

• Upprätta kommunikationskanaler för nödsituationer
• Ge tillgång till medicinska, juridiska och säkerhetsmässiga resurser
• Definiera vem som fattar beslut under kriser

Exempel:
När en anställd skadas utomlands samordnar ditt responsteam med lokala sjukhus och leverantörer av medicinsk evakuering - snabbt.

6. Granskning efter resan och ständiga förbättringar

Efter resan rekommenderar ISO 31030 en genomgång:

• Vad gick bra?
• Vad kunde ha hanterats bättre?
• Är policyer eller protokoll föråldrade?

Exempel:
Efter att ha fått feedback om att hotellsäkerheten var under standard uppdaterar ditt reseprogram sin granskningsprocess för boende.

Varför omsorgsplikten är en affärsprioritering, inte bara en juridisk sådan

Omsorgsplikten handlar om mer än att undvika stämningar.

Företag som prioriterar medarbetarnas säkerhet drar nytta av:

• Högre förtroende hos medarbetarna och bättre förmåga att behålla dem
• Minskade störningar och stilleståndstider för resor
• Starkare ESG-ställning (miljö, socialt ansvar och bolagsstyrning)
• Konkurrensfördel vid rekrytering och partnerskap

ISO 31030 hjälper dig att systematisera dessa ansträngningar så att inget faller mellan stolarna.

Så här kommer du igång med ISO 31030

Om du är ny inom riskhantering för resor eller osäker på hur du ska börja, så finns det en enkel väg att gå:

1. Granska dina nuvarande policyer
2. Identifiera riskgap
3. Utse en ägare (eller ett team) för reserisken
4. Implementera verktyg för spårning av resenärer och varningar
5. Utbilda medarbetare och köra testscenarier

Du behöver inte göra allt på en gång, men varje steg gör dina medarbetare säkrare.

Avslutande tankar: Säkerhet skapar förtroende

Omsorgsplikt är inte bara en juridisk kryssruta. Det handlar om att visa dina medarbetare att deras liv betyder mer än bara deras produktion.

ISO 31030 ger dig verktygen för att backa upp löftet med handling.

Och i en värld full av osäkerhet är den typen av ansvar en konkurrensfördel.

Vill du stärka ditt program för omsorgsplikt med ISO 31030?
Prata med Sitata om realtidsvarningar, platsövervakning, geofencing, schemalagda incheckningar, chat-first-assistans med telehälsa och evakueringstjänster som bygger på denna globala standard.