Hva er aktsomhetsplikten og hvorfor den er viktig når ansatte er på reise

Når medarbeiderne dine reiser i jobbsammenheng, tar du ikke bare hånd om logistikken, du tar også på deg ansvaret for sikkerheten deres. Det er aktsomhetsplikt: din juridiske og moralske forpliktelse til å beskytte de ansatte mot skade.

Enten noen deltar på en konferanse i London eller utfører feltarbeid i Nairobi, forventes det at organisasjonen din gjør det:

• Forutse potensielle risikoer
• Gi støtte før, under og etter reisen
• Reagere raskt når noe går galt

Og det er akkurat der ISO 31030 kommer inn.

ISO 31030: Planen for risiko og ansvar i forbindelse med reiser

ISO 31030 er den internasjonale standarden for håndtering av reiserisiko. Selv om det ikke er lovpålagt, er det raskt i ferd med å bli Go-to Framework for organisasjoner som tar de ansattes sikkerhet på alvor.

Kjernen i ISO 31030 er en trinnvis veiledning i hvordan du

• Identifisere og vurdere reiserisiko
• Forbered de reisende med informasjon og opplæring
• Støtt dem i krisesituasjoner
• Kontinuerlig forbedring av risikoprosessene dine

Det hjelper deg bevise at du gjør det som er "rimelig og ansvarlig" - to ord alle juridiske team elsker å høre.

Hvordan ISO 31030 støtter aktsomhetsplikten din (med eksempler fra den virkelige verden)

Slik bidrar ISO 31030 til å oppfylle spesifikke aktsomhetsforpliktelser:

1. Risikovurdering før avreise

Før enhver reise anbefaler ISO 31030 at man evaluerer:

• Trusler mot destinasjonen (politiske, helsemessige, miljømessige)
• Sårbarhet hos den reisende (alder, erfaring, helsebehov)
• Lokale forskrifter og innreisekrav

Eksempel:
Før du sender en medarbeider til Tyrkia i en valgperiode, kartlegger teamet ditt potensielle uroligheter og utsetter reisen, og øker deretter den lokale støtten.

2. Bevisstgjøring og orientering av reisende

Medarbeiderne trenger å vite mer enn flynummeret sitt. ISO 31030 legger vekt på opplæring og orienteringerinkludert:

• Kulturell bevissthet
• Lokale lover
• Nødprotokoller
• Helse- og vaksinasjonskrav

Eksempel:
En konsulent som reiser til De forente arabiske emirater, blir informert om hva som forventes av antrekk og tollregler. Denne kunnskapen forebygger utilsiktede juridiske problemer.

3. Direkte varsler og etterretning i sanntid

Omsorgsplikten stopper ikke når flyet lander. ISO 31030 fremmer kontinuerlig bevissthet gjennom:

• Overvåking av destinasjon
• Varsler i sanntid om lokale driftsforstyrrelser
• Sikkerhetsvarsler (naturkatastrofer, protester, økt kriminalitet)

Eksempel:
Medarbeideren din i Paris mottar et varsel om en transportstreik, slik at de kan justere planene sine og holde seg trygge før kaoset bryter ut.

4. Sporing og innsjekking av reisende

Det er avgjørende å vite hvor medarbeiderne befinner seg. ISO 31030 anbefaler dette:

• GPS-basert sporing av reisende (med samtykke)
• Planlagte eller utløste sikkerhetssjekker
• Eskaleringsprosedyrer hvis noen blir tause

Eksempel:
En reisende kommer for sent til innsjekking etter et jordskjelv i Peru. Teamet ditt blir automatisk varslet og setter i gang en velværesjekk.

5. Planer for krisestøtte og eskalering

Hvis noe går galt, er tiden avgjørende. ISO 31030 veileder organisasjoner til å:

• Etablere nødkommunikasjonskanaler
• Gi tilgang til medisinske, juridiske og sikkerhetsmessige ressurser
• Definere hvem som tar beslutninger under kriser

Eksempel:
Når en ansatt blir skadet i utlandet, koordinerer beredskapsteamet ditt med lokale sykehus og leverandører av medisinsk evakuering - raskt.

6. Gjennomgang etter turen og kontinuerlig forbedring

Etter turen anbefaler ISO 31030 en gjennomgang:

• Hva gikk bra?
• Hva kunne ha vært håndtert bedre?
• Er retningslinjer eller protokoller utdaterte?

Eksempel:
Etter å ha fått tilbakemeldinger om at hotellsikkerheten var under standard, oppdaterer reiseprogrammet sin prosess for å sjekke overnattingssteder.

Hvorfor aktsomhetsplikten er en forretningsprioritet, ikke bare en juridisk

Aktsomhetsplikten handler om mer enn å unngå søksmål.

Bedrifter som prioriterer de ansattes sikkerhet, drar nytte av det:

• Høyere tillit blant de ansatte og bedre evne til å beholde dem
• Færre reiseavbrudd og mindre nedetid
• Sterkere ESG-holdning (miljø, sosiale forhold og selskapsstyring)
• Konkurransefortrinn ved ansettelser og partnerskap

ISO 31030 hjelper deg med å systematisere dette arbeidet slik at ingenting faller gjennom sprekkene.

Slik kommer du i gang med ISO 31030

Hvis du er ny innen risikostyring på reise eller er usikker på hvordan du skal begynne, får du her en enkel veiledning:

1. Gjennomgå dine nåværende retningslinjer
2. Identifisere risikogap
3. Utpeke en reiserisikoeier (eller et team)
4. Implementere verktøy for sporing og varsling av reisende
5. Opplæring av ansatte og kjøring av testscenarioer

Du trenger ikke å gjøre alt på en gang, men hvert skritt gjør medarbeiderne dine tryggere.

Avsluttende tanker: Sikkerhet skaper tillit

Omsorgsplikt er ikke bare en juridisk avkrysningsboks. Det handler om å vise medarbeiderne dine at livene deres betyr mer enn bare produksjonen.

ISO 31030 gir deg verktøyene du trenger for å sette handling bak løftet.

Og i en verden full av usikkerhet er denne typen ansvar en konkurransefordel.

Vil du styrke aktsomhetsprogrammet ditt med ISO 31030?
Snakk med Sitata om sanntidsvarsler, stedsovervåking, geofencing, planlagte innsjekkinger, chat-først-assistanse med telehelse og evakueringstjenester som bygger på denne globale standarden.