Qué es el deber de diligencia y por qué es importante cuando los empleados viajan

Cuando su personal viaja por trabajo, usted no sólo gestiona la logística, sino que asume la responsabilidad de su seguridad. Y eso deber de diligenciasu obligación legal y moral de proteger a los empleados de cualquier daño.

Tanto si alguien asiste a una conferencia en Londres como si realiza trabajo de campo en Nairobi, se espera que su organización lo haga:

• Anticiparse a los riesgos potenciales
• Prestar apoyo antes, durante y después del viaje
• Responder rápidamente cuando algo va mal

Y ahí es exactamente donde ISO 31030 entra.

ISO 31030: El plan para el riesgo y la responsabilidad en los viajes

ISO 31030 es la norma internacional para gestión de riesgos en los viajes. Aunque no es legalmente obligatorio, se está convirtiendo rápidamente en el marco de actuación para organizaciones que se toman en serio la seguridad de sus empleados.

En esencia, la norma ISO 31030 le ofrece una guía paso a paso para:

• Identificar y evaluar los riesgos de los viajes
• Preparar a los viajeros con información y formación
• Apoyarles en situaciones de emergencia
• Mejore continuamente sus procesos de riesgo

Te ayuda a pruebe que está haciendo lo que es "razonable y responsable", dos palabras que a todo equipo jurídico le encanta oír.

Cómo apoya la norma ISO 31030 su deber de diligencia (con ejemplos reales)

He aquí cómo la norma ISO 31030 ayuda a cumplir las responsabilidades específicas del deber de diligencia:

1. Evaluación de riesgos antes de la salida

Antes de cualquier viaje, la norma ISO 31030 recomienda evaluar:

• Amenazas para el destino (políticas, sanitarias, medioambientales)
• Vulnerabilidades específicas de los viajeros (edad, experiencia, necesidades sanitarias)
• Normativa local y requisitos de acceso

Por ejemplo:
Antes de enviar a un empleado a Turquía durante un periodo electoral, su equipo detecta posibles disturbios civiles y retrasa el viaje para luego aumentar el apoyo local.

2. Concienciación e información a los viajeros

Los empleados necesitan saber algo más que su número de vuelo. La norma ISO 31030 hace hincapié en formación y sesiones informativasincluyendo:

• Conciencia cultural
• Legislación local
• Protocolos de emergencia
• Requisitos sanitarios y de vacunación

Por ejemplo:
Los asesores que viajan a los EAU reciben información sobre la indumentaria y la normativa aduanera. Ese conocimiento evita problemas legales accidentales.

3. Alertas en directo e inteligencia en tiempo real

El deber de diligencia no termina cuando aterriza el avión. La norma ISO 31030 promueve sensibilización permanente a través de:

• Seguimiento del destino
• Alertas en tiempo real de perturbaciones locales
• Notificaciones de seguridad (catástrofes naturales, protestas, oleadas de delincuencia)

Por ejemplo:
Su empleado en París recibe una alerta sobre una huelga de tránsito, lo que le ayuda a ajustar sus planes y mantenerse a salvo antes de que se desate el caos.

4. Seguimiento y facturación de viajeros

Saber dónde está su personal es fundamental. ISO 31030 recomienda:

• Seguimiento de viajeros por GPS (con consentimiento)
• Controles de seguridad programados o activados
• Procedimientos de escalada si alguien guarda silencio

Por ejemplo:
Un viajero se salta un control tras un terremoto en Perú. Su equipo recibe una alerta automática e inicia un control de bienestar.

5. Planes de apoyo de emergencia y escalada

Si algo sale mal, el tiempo lo es todo. La norma ISO 31030 orienta a las organizaciones para:

• Establecer canales de comunicación de emergencia
• Proporcionar acceso a recursos médicos, jurídicos y de seguridad
• Definir quién toma las decisiones durante las crisis

Por ejemplo:
Cuando un empleado se lesiona en el extranjero, su equipo de respuesta se coordina con los hospitales locales y los proveedores de evacuación médica, con rapidez.

6. Revisión posterior al viaje y mejora continua

Después del viaje, la norma ISO 31030 recomienda una revisión:

• ¿Qué ha ido bien?
• ¿Qué podría haberse hecho mejor?
• ¿Están anticuadas las políticas o los protocolos?

Por ejemplo:
Tras recibir comentarios de que la seguridad de los hoteles era inferior a la norma, su programa de viajes actualiza su proceso de investigación de alojamientos.

Por qué el deber de diligencia es una prioridad empresarial, no sólo jurídica

El deber de diligencia va más allá de evitar demandas.

Las empresas que dan prioridad a la seguridad de sus empleados se benefician de:

• Mayor confianza y retención de los empleados
• Reducción de las interrupciones de los viajes y del tiempo de inactividad
• Una postura más firme en materia medioambiental, social y de gobernanza (ESG)
• Ventaja competitiva en contratación y asociaciones

ISO 31030 le ayuda a sistematizar estos esfuerzos para que nada se escape.

Cómo empezar con ISO 31030

Si no conoce la gestión de riesgos en los viajes o no está seguro de cómo empezar, aquí tiene un camino sencillo:

1. Audite sus políticas actuales
2. Identificar las lagunas de riesgo
3. Asignar un responsable (o equipo) de los riesgos de viaje
4. Implantar herramientas de seguimiento y alerta de viajeros
5. Formar a los empleados y realizar pruebas

No es necesario hacerlo todo a la vez, pero cada paso hace que su gente esté más segura.

Reflexiones finales: La seguridad genera confianza

El deber de diligencia no es sólo una casilla legal. Se trata de demostrar a tu gente que sus vidas importan más que su rendimiento.

La norma ISO 31030 le proporciona las herramientas para respaldar esa promesa con acciones.

Y en un mundo lleno de incertidumbre, ese tipo de responsabilidad es una ventaja competitiva.

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