Wat is zorgplicht en waarom is het belangrijk als werknemers reizen?

Wanneer uw mensen reizen voor hun werk, beheert u niet alleen de logistiek, maar neemt u ook de verantwoordelijkheid op u voor hun veiligheid. Dat is zorgplichtuw wettelijke en morele verplichting om werknemers tegen letsel te beschermen.

Of iemand nu een conferentie in Londen bijwoont of veldwerk doet in Nairobi, van uw organisatie wordt verwacht dat ze:

• Anticiperen op potentiële risico's
• Ondersteuning bieden voor, tijdens en na de reis
• Reageer snel als er iets misgaat

En dat is precies waar ISO 31030 komt binnen.

ISO 31030: De blauwdruk voor risico's en verantwoordelijkheid bij reizen

ISO 31030 is de internationale standaard voor risicobeheer van reizen. Hoewel het niet wettelijk verplicht is, is het hard op weg om de go-to kader voor organisaties die de veiligheid van hun werknemers serieus nemen.

In essentie geeft ISO 31030 je een stap-voor-stap handleiding om:

• Reisrisico's identificeren en beoordelen
• Bereid reizigers voor met informatie en training
• Ondersteun ze tijdens noodsituaties
• Verbeter uw risicoprocessen voortdurend

Het helpt je bewijzen dat je doet wat "redelijk en verantwoordelijk" is - twee woorden die elk juridisch team graag hoort.

Hoe ISO 31030 uw zorgplicht ondersteunt (met voorbeelden uit de praktijk)

ISO 31030 helpt bij het vervullen van specifieke zorgplichtverantwoordelijkheden:

1. Risicobeoordeling voor vertrek

ISO 31030 adviseert om voor elke reis te evalueren:

• Bestemmingsbedreigingen (politiek, gezondheid, milieu)
• Reizigerspecifieke kwetsbaarheden (leeftijd, ervaring, gezondheidsbehoeften)
• Lokale regelgeving en toegangsvereisten

Voorbeeld:
Voordat je een medewerker naar Turkije stuurt tijdens een verkiezingsperiode, identificeert je team mogelijke onrust onder de bevolking en stelt het reizen uit om vervolgens de lokale steun te vergroten.

2. Reizigersbewustzijn en briefings

Werknemers moeten meer weten dan hun vluchtnummer. ISO 31030 benadrukt training en briefingsmet inbegrip van:

• Cultureel bewustzijn
• Lokale wetten
• Protocollen voor noodgevallen
• Gezondheids- en vaccinatievereisten

Voorbeeld:
Een consultant die naar de VAE reist, wordt geïnformeerd over de kledingverwachtingen en douaneregels. Die kennis voorkomt onbedoelde juridische problemen.

3. Live waarschuwingen en realtime informatie

De zorgplicht stopt niet als het vliegtuig landt. ISO 31030 bevordert voortdurend bewustzijn door:

• Bestemming bewaken
• Real-time waarschuwingen voor lokale verstoringen
• Veiligheidsmeldingen (natuurrampen, protesten, misdaadpieken)

Voorbeeld:
Je medewerker in Parijs ontvangt een waarschuwing over een vervoersstaking, zodat hij zijn plannen kan aanpassen en veilig kan blijven voordat er chaos ontstaat.

4. Traceren en inchecken van reizigers

Weten waar je mensen zijn is cruciaal. ISO 31030 beveelt aan:

• Op GPS gebaseerde tracering van reizigers (met toestemming)
• Geplande of getriggerde veiligheidscontroles
• Escalatieprocedures als iemand zwijgt

Voorbeeld:
Een reiziger mist een check-in na een aardbeving in Peru. Je team wordt automatisch gewaarschuwd en start een wellnesscheck.

5. Plannen voor noodhulp en escalatie

Als er iets misgaat, is tijd alles. ISO 31030 helpt organisaties om:

• Communicatiekanalen voor noodgevallen opzetten
• Toegang bieden tot medische, juridische en veiligheidsvoorzieningen
• Definiëren wie beslissingen neemt tijdens crises

Voorbeeld:
Wanneer een werknemer in het buitenland gewond raakt, coördineert uw responsteam snel met plaatselijke ziekenhuizen en medische evacuatiediensten.

6. Evaluatie na de reis en voortdurende verbetering

Na de reis beveelt ISO 31030 een beoordeling aan:

• Wat ging er goed?
• Wat had beter afgehandeld kunnen worden?
• Zijn beleidsregels of protocollen verouderd?

Voorbeeld:
Nadat je feedback hebt ontvangen dat de veiligheid van hotels onder de maat was, past je reisprogramma het controleproces voor accommodaties aan.

Waarom zorgplicht een zakelijke prioriteit is; niet alleen een juridische

Zorgplicht is meer dan het voorkomen van rechtszaken.

Bedrijven die prioriteit geven aan de veiligheid van hun werknemers profiteren hiervan:

• Meer vertrouwen en behoud van werknemers
• Minder reisonderbreking en uitvaltijd
• Sterkere ESG-houding (milieu, maatschappij en goed bestuur)
• Concurrentievoordeel bij aanwerving en partnerschappen

ISO 31030 helpt je deze inspanningen te systematiseren zodat er niets door de mazen van het net valt.

Aan de slag met ISO 31030

Als risicomanagement voor reizigers nieuw voor je is of als je niet zeker weet hoe je moet beginnen, dan is hier een eenvoudig pad:

1. Controleer uw huidige beleid
2. Risicishiaten identificeren
3. Wijs een reisrisico-eigenaar (of team) aan
4. Tools voor het volgen en waarschuwen van reizigers implementeren
5. Medewerkers trainen en testscenario's uitvoeren

Je hoeft het niet allemaal tegelijk te doen, maar elke stap maakt je mensen veiliger.

Laatste gedachten: Veiligheid schept vertrouwen

Zorgplicht is niet alleen een juridisch selectievakje. Het gaat erom je mensen te laten zien dat hun leven er meer toe doet dan alleen hun productie.

ISO 31030 geeft u de middelen om die belofte met daden te ondersteunen.

En in een wereld vol onzekerheid is dat soort verantwoordelijkheid een concurrentievoordeel.

Wil je je zorgplichtprogramma versterken met ISO 31030?
Praat met Sitata over realtime waarschuwingen, locatiebewaking, geofencing, geplande check-ins, chat-first assistentie bij telehealth en evacuatieservices die rond deze wereldwijde standaard zijn gebouwd.